Como usar as regras de Hazel para aumentar a produtividade

A premissa básica do computador pessoal é facilitar a vida do usuário. Mas as tarefas rotineiras e repetitivas do computador, como classificar e mover arquivos da pasta de download, fazem exatamente o oposto. Eles nos atrasam e nos distraem. Felizmente, existem aplicativos que nos ajudam a automatizar essas tarefas em segundo plano e nos permitem focar no que é importante. Para usuários de Mac, Hazel é a melhor desse grupo.

As regras de Hazel não devem ser violadas

Hazel é um painel de Preferências do sistema Mac que observa uma pasta e executa conjuntos específicos de ações sempre que determinados conjuntos de condições são atendidos. Você pode adicionar quantas pastas, condições e ações desejar. Adicione a capacidade de executar scripts a isso e você terá possibilidades ilimitadas do que pode alcançar com Hazel.

Para começar a usar Hazel, você precisa criar as regras. Hazel aberto em Preferências do Sistema e adicione uma pasta para assistir no painel esquerdo.

Em seguida, ao selecionar essa pasta, adicione Regras no painel direito. As regras são listadas em ordem de importância, a primeira regra da lista será executada antes da segunda e assim por diante. Portanto, se você quiser executar A antes de B, coloque A acima de B na lista. Você pode arrastar e soltar para criar o pedido.

A criação de uma regra básica deve ser simples o suficiente:

• Dê um nome à regra.
• Colocou o Condições (e Condições aninhadas segurando o Opção enquanto clica no Mais botão).
• Colocou o Ações fazer quando as condições forem atendidas.

Para criar regras semelhantes, você pode duplicar outra regra existente e modificar o conteúdo.

Mergulhando nas subpastas

Um dos recursos interessantes de Hazel é a capacidade de assistir as subpastas. Por exemplo, em vez de adicionar dez pastas dentro da Pasta A para Hazel e criar regras semelhantes para cada uma delas, você pode criar regras mestras para a Pasta A e pedir a Hazel para aplicar essas regras a todas as subpastas dentro da Pasta A.

Para fazer isso, basta adicionar uma regra para monitorar as subpastas no topo da lista de regras para a pasta A. As etapas são:

• Crie uma regra e dê a ela o nome “Watch Subfolders” ou algo parecido.
• Defina a condição para: Tipo - é - Pasta
• Defina a ação para: Executar regras no conteúdo da pasta
• Coloque essa regra no topo.

Depois disso, qualquer regra que você adicionar à pasta A também será aplicada a todas as pastas dentro dela.

Adicionando Superpotência com Spotlight e Scripts

Para criar regras mais avançadas, Hazel permite que os usuários integrem o Spotlight e os scripts às suas regras.

Ao editar uma regra, você pode usar os atributos do Spotlight na condição da regra indo até o final da lista e escolher Outro.

A lista de Holofote atributos irão aparecer. Você pode selecionar um deles para ser a condição.

Por exemplo, você pode definir a condição para ser válida se o item usar a fonte Verdana.

Suporte ao Spotlight significa que você pode usar qualquer coisa que possa ser identificada pelo Spotlight como uma condição - e cobre quase tudo.

Enquanto os atributos do Spotlight vão para as condições, scripts apoios pertencem à parte de ações. Você pode usar Apple Script, Java Script, Shell Script e Automator Workflow. Tradução: você pode pedir a Hazel para fazer quase tudo que seu Mac pode fazer.

Para adicionar um script, escolha um dos suportes de script na lista suspensa e use um script pronto ou compile-o diretamente no Hazel.

Penetrando em vários exemplos de regras

O uso de Hazel deve ser adaptado às necessidades individuais. Mas aqui estão alguns exemplos do meu uso pessoal para mostrar as possibilidades. Por favor, consulte este fórum Hazel para mais estudos de caso.

1. Gerenciando a área de trabalho e a pasta de downloads

Ambos Área de Trabalho e Transferências pasta são os locais convenientes para largar tudo, e eles podem ser desorganizados em nenhum momento. Você pode usar Hazel para classificar seu conteúdo e mover os arquivos para o local apropriado automaticamente.

Por exemplo, você deseja mover os arquivos de filmes TED baixados da pasta Downloads para a pasta TED Talks dentro da pasta Filmes. Aqui estão as etapas para criar a regra:

• Adicione a pasta Downloads à lista.
• Enquanto a pasta Downloads é selecionada, adicione uma regra no painel direito.
• Dê um nome à regra.
• Sob Condições, definir Tipo - é - Filme e URL / endereço da fonte - é - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Para descobrir o endereço de origem, clique com o botão direito em um dos vídeos do Finder e escolha Obter informação (ou selecione e use Command + I).

• Cada vídeo TED tem um endereço de download diferente, mas a mesma origem raiz. Não use o endereço completo.
• Debaixo de Ações, definir Mover - para pasta - TED Talks. Você pode definir uma pasta de destino diferente se quiser.
• Você também pode adicionar mais ações, como Adicionar Tags e Exibir notificação.

Para fazer coisas semelhantes com diferentes tipos de arquivos, crie outras regras. Você pode duplicar essas regras e modificar as condições e ações ou criar regras semelhantes para pastas diferentes.

2. Processamento de capturas de tela

Eu tiro muitas screenshots para minha escrita. Antes de usar o Hazel, tirei screenshots, cortei / redimensionei para o tamanho necessário, fiz anotações, otimizei para a web e movi para uma pasta específica de acordo com seus projetos. Esse é um processo muito demorado.

Hazel não pode assumir todas as etapas, mas com certeza pode simplificá-las. Mas, primeiro, defini um novo fluxo de trabalho para dar suporte a Hazel:

• Eu ainda tenho que fazer as capturas de tela. Eu uso um aplicativo dedicado para obter capturas de tela dentro do limite de tamanho exigido.
• Eu também ainda tenho que anotar as imagens com caixas, setas e texto conforme necessário.
• Mas agora adicionei uma etapa extra ao salvar a imagem. Eu adiciono um marcação relacionadas com o projeto. Por exemplo, as capturas de tela do projeto A serão marcadas como “A”, o projeto B será marcado como “B”, o projeto Beebom será marcado como “Beebom”, etc. Também defini uma pasta dedicada para salvar todas as capturas de tela.

Agora é aqui que Hazel entra em ação. Eu crio duas regras para a pasta de screenshots. O primeira regra é otimizar a imagem:

• No Condições:
  • Tipo - é - imagem - claro o suficiente
  • Tags - não contém - otimizado - para se certificar de que Hazel processará apenas imagens não otimizadas.
  • Data da última modificação - está na última - 1 - hora - para que a regra não seja aplicada a capturas de tela antigas.

• No Ações:
  • Abrir - com aplicativo - ImageOptim - este é o aplicativo para otimizar o tamanho da imagem em segundo plano.
  • Adicionar tags - otimizado - para dizer a Hazel que esta imagem foi otimizada.
  • Exibir notificação - arquivo, hora - isso é opcional.

O segunda regra é mover as imagens otimizadas para a pasta certa. Crie quantas variações da segunda regra forem necessárias, cada uma ajustada para se adequar a um projeto específico.

• No Condições:
  • Tipo - é - imagem
  • Tags - contém tags - otimizado, Beebom - para ter certeza de que a regra só será aplicada a imagens otimizadas pertencentes ao projeto Beebom.
• No Ações:
  • Mover - para a pasta - Projetos Beebom

A combinação dessas duas regras irá garantir que todas as imagens que eu salvei do aplicativo de captura de tela serão otimizadas e prontas na pasta do projeto sem eu ter que fazer mais nada.

3. Downloads de acionamento remoto

Este é simples e divertido. Se estiver trabalhando com vários computadores, por exemplo, um em casa e outro no escritório, você pode configurar o computador do escritório para baixar um arquivo que encontra em seu computador doméstico. Mas precisamos da ajuda do Dropbox (ou Google Drive).

No seu computador doméstico, copie e cole o link de download em um arquivo de texto. Em seguida, salve o documento com um nome exclusivo (por exemplo: 2bdld) em uma pasta do Dropbox (por exemplo: Lista de downloads).

No computador do escritório, crie uma regra Hazel que monitora a pasta “Lista de Downloads” no Dropbox. Defina a regra para abrir o arquivo de texto 2bdld, sem o baixado tag, usando um gerenciador de download que pode aceitar a entrada de URL de um arquivo de texto. A maioria dos gerenciadores de download pode fazer isso.

Adicione outra ação na regra para marcar a nota: baixada após o gerenciador de download abri-la. Esta ação é para garantir que um arquivo de texto será aberto apenas uma vez.

Para manter a pasta limpa, você pode criar outra regra para excluir arquivos de texto com mais de um dia.

4. Arquivamento de contas no Evernote

Às vezes, viver sem papel significa mover sua desordem do mundo real para o mundo digital. Mas você pode enviar suas contas digitais para o Evernote usando Hazel e AppleScript.

Crie uma regra para monitorar a pasta onde você guarda todas as suas contas digitais. Defina as condições para corresponder ao tipo de contas que você deseja economizar. Por exemplo, se as contas de sua TV a cabo forem documentos PDF da XYZ Co., defina as condições para que funcionem apenas para arquivos PDF da XYZ Co.

Em seguida, adicione este script ao painel Ações:

diga o aplicativo “Evernote”

ativar

criar nota a partir do arquivo theFile notebook “Notebook_Name” tags “Tag_Name1”, “Tag_Name2”, “Tag_Name3”, “Tag_Name4”

fim dizer

Certifique-se de que o Notebook_Name e todos os Tag_Names já foram criados no Evernote.

Você pode criar quantas variações desta regra forem necessárias para outros faturamentos ou outros documentos.

5. Salvar e classificar anexos de e-mail em pastas do Mac

E se suas contas vierem por e-mail? Você pode classificá-los no Evernote sem levantar um dedo? Com certeza, com um pouco de ajuda do Dropbox, Gmail e IFTTT.

• Primeiro, crie uma regra de filtro no Gmail de modo que qualquer e-mail de cobrança de XYZ com anexo (s) será rotulado como "Faturamentos" (ou qualquer outro rótulo de sua escolha.
• Depois disso, crie uma pasta no Dropbox chamado “Billings” (ou qualquer outro nome que você escolher). Você pode usar a pasta Dropbox existente para esta finalidade.
• Crio uma regra IFTTT para conectar o Gmail ao Dropbox. Configure-o para salvar qualquer e-mail com o rótulo “Billings” na pasta Dropbox “Billings”.
• Aplique as dicas do número 4 acima a esta pasta.

Esses cinco exemplos são apenas a ponta do iceberg do que você pode fazer com Hazel. Espero que você possa ver que seu horizonte de automação vai tão longe quanto sua imaginação pode ir.

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Você usa Hazel? Compartilhe suas regras favoritas de Hazel no comentário abaixo.