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Não há nada que duvide do fato de que o e-mail revolucionou a maneira como nos comunicamos. E embora as pessoas possam preferir cada vez mais coisas como redes sociais e aplicativos de mensagens instantâneas para bater papo com os amigos hoje em dia, a verdade é que, quando se trata de comunicação adequada, o e-mail ainda é o meio preferido.
De universidades a empresas globais e de alunos a CEOs, o e-mail é usado em quase todos os lugares e por todos. Dito isso, quase todos nós temos vários endereços de e-mail, com um ou (mais) dos muitos provedores de e-mail. Mas a verdadeira questão é: estamos confirmando o (s) protocolo (s) de uso adequado do e-mail?
Se não tiver certeza sobre a resposta, este artigo, que destaca as etiquetas básicas de e-mail que todos devem seguir, é para você. Então, sem mais delongas, aqui vão eles.
Etiquetas básicas de e-mail
1. Use um endereço de e-mail de aparência profissional
Seu endereço de e-mail é frequentemente considerado um indicativo de sua personalidade. Por este motivo, é importante ter um endereço de e-mail com aparência profissional, geralmente com seu nome e sobrenome constituindo a parte "nome de usuário". Isso é ainda mais importante se você pretende usar o endereço de e-mail para comunicação profissional (por exemplo, enviar currículos para recrutadores, fornecer amostras de trabalho para clientes).
Se o nome de usuário de sua escolha não estiver disponível, você pode adicionar um número de sua escolha (por exemplo, data de nascimento) para conseguir um. Para citar alguns exemplos, [email protected] ou [email protected] podem ser consideradas boas escolhas. Por outro lado, use algo como [email protected] ou [email protected], e você pode ter certeza de que seus e-mails nem mesmo serão abertos pelos destinatários.
Dica: Tanto quanto possível, use um endereço de e-mail separado para todas as suas necessidades profissionais. E se você não se importa em gastar algum dinheiro, é melhor ir para um e-mail hospedado com seu próprio domínio.
2. Sempre inclua um assunto e mantenha-o claro e conciso
A linha de assunto é uma das componentes mais importantes do e-mail, como isso fornece imediatamente ao destinatário uma ideia das informações incluídas no e-mail. É por isso que todos os seus e-mails devem ter uma linha de assunto, mesmo que o conteúdo não seja tão importante. Deixar a linha de assunto em branco é percebido como descuido por parte do remetente.
Ainda mais importante, o o assunto deve ser conciso e direto ao ponto, para que o destinatário possa ver o conteúdo do e-mail o mais rápido possível. Poucos exemplos são Relatório de projeto anexado, Pesquisa de desempenho - solicitação de resposta antecipada, e coisas assim.
3. Use fontes padrão e formatação mínima
Não importa o quanto você goste dessas fontes sofisticadas que você tem no seu PC, elas são absolutamente proibidas quando se trata de redigir e-mails. Isso é porque se você usar uma fonte não padrão e não estiver instalada no computador do destinatário, o texto do e-mail não aparecerá conforme o esperado. Esta é a razão pela qual a maioria dos serviços de e-mail tem apenas algumas fontes padrão, serif e sans-serif (por exemplo, Times New Roman, Arial) disponíveis para escrever e-mails. E você deve segui-los.
Além disso, mantenha a formatação em seu e-mail o menos possível. A menos que você precise enfatizar uma determinada seção, linha etc. no conteúdo do e-mail, evite usar realces e cores para o texto. Na verdade, a cor do texto do e-mail deve ser apenas preto, pois é o mais legível.
4. Evite erros de digitação, uso incorreto de gramática e erros de pontuação
Embora nem todo mundo exista uma gramática nazista, e não seja criminoso ter um ou dois erros de digitação não intencionais em seus e-mails, uso incorreto da linguagem, estrutura de frases etc., geralmente dá ao (s) destinatário (s) uma impressão negativa. Portanto, é extremamente importante que você verifique três vezes a linha de assunto, o corpo e todos os outros elementos textuais de um e-mail em busca de erros inadvertidos de gramática e pontuação (e corrija-os, se encontrados), antes de clicar no botão "Enviar".
Além do mais, você deveria nunca use vários sinais de pontuação (por exemplo, !!!) em seus e-mails. O mesmo vale para gírias (por exemplo, LMAO), contrações populares (por exemplo, Gotcha!) E emoticons. Todas essas coisas parecem altamente imaturas e pouco profissionais, e é melhor deixar apenas para redes sociais e bate-papos instantâneos.
Dica: Sempre preste atenção em como você capitaliza palavras, frases, etc. em seus e-mails. Um e-mail (ou qualquer outra coisa, nesse caso) nunca deve ser escrito em MAIÚSCULAS, pois é considerado o equivalente na Internet a gritar.
5. Dê nomes descritivos aos anexos
Na maioria das vezes, temos que enviar / receber vários arquivos como anexos de nossos e-mails. Embora isso seja muito necessário, nada poderia ser pior do que receber um e-mail carregado com vários arquivos nomeados aleatoriamente (por exemplo, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) que não fazem sentido. Então, sempre que enviar anexos com um e-mail, renomeie-os com alguns nomes de arquivo descritivos, para que o destinatário saiba instantaneamente o seu conteúdo, sem precisar abri-los. Por exemplo, se você estiver enviando seu currículo para um possível empregador, dê a ele um nome como CurrentResume_JohnDoe. Simples e facil.
Também, se você pretende enviar um grande número (por exemplo, 20) anexos com um e-mail, É melhor para combiná-los em um arquivo compactado primeiro. Para ainda mais clareza, você pode mencionar separadamente detalhes como contagem de anexos, tamanho total do arquivo etc. no corpo do texto do e-mail.
6. Sempre inclua uma assinatura
Uma assinatura é necessário para fechar ou terminar corretamente o texto do corpo do e-mail. Mas o mais importante, também confere uma "autenticidade" ao e-mail e seu conteúdo. Portanto, todos os seus e-mails devem ter sua assinatura incluída. Basta criar e salvar uma assinatura nas configurações do e-mail, e ela será adicionada automaticamente ao final de cada e-mail que você escrever.
Falando sobre “O que” deve ser incluído na assinatura, é algo que você deve decidir, pois varia de uma pessoa para outra. Dito isso, como regra geral, você pode incluir Informações de Contato (por exemplo, número oficial, e-mail secundário), bem como links para seus perfis sociais. Em suma, uma assinatura deve servir como seu cartão de contato digital. Mas não o sobrecarregue com muitas informações desnecessárias.
7. Confirme o recebimento de e-mails
O e-mail moderno avançou tanto que, ao clicar no botão “Enviar”, você pode ter 200% de certeza de que chegará à caixa de entrada do destinatário, um ou dois segundos depois. No entanto, como acontece com qualquer tecnologia, o e-mail também pode (e ocasionalmente sofre) tempos de inatividade. Então, depois de receber um e-mail (especialmente se for importante), acusar o recebimento respondendo ao remetente com uma pequena mensagem.
Mesmo que não seja possível reconhecer todos os e-mails que você recebe, você deve tentar fazer isso. Mais importante, você devereconhecer e-mail enviado por engano para você, pois o remetente pode estar aguardando uma resposta do outro lado. Isso deixará o remetente ciente do erro e também evitará problemas para o destinatário real do e-mail.
8. Use saudações adequadas
Ao falar com as pessoas cara a cara, ou mesmo ao telefone, sempre começamos por cumprimentá-las. E a mesma regra vale para e-mails também, então seus e-mails devem sempre ter saudações adequadas para o (s) destinatário (s). Dependendo de para quem você está enviando um e-mail, a saudação pode ser formal (por exemplo, Prezado Sr. Johnson, Professor Keller), ou informal (Olá Adam, Olá Jenna). Da mesma forma, o final (por exemplo, Atenciosamente, Atenciosamente) deve ter o mesmo tom subjacente da saudação inicial, bem como a mensagem geral.
É importante notar que você deve evite usar saudações extremamente informais e de uso diário (por exemplo, o que está acontecendo?) em e-mails. Nem é preciso dizer que é considerado pouco profissional.
9. Não use Responder a Todos sempre
Às vezes, você recebe um e-mail que também é enviado a vários outros destinatários (por exemplo, um aviso importante em uma empresa). Mas ao responder a essas mensagens, você Use apressadamente a opção “Responder a todos”. Esta não apenas envia a resposta para o remetente original, mas para todos os outros que receberam o e-mail, quer a resposta seja destinada a eles ou não. Esta é uma maneira perfeita de entupir as caixas de entrada dos destinatários.
Por esta razão, tenha cuidado ao responder a e-mails com vários destinatários e use a opção “Responder”. Somente quando você tiver 100% de certeza de que sua resposta se destina a todos na lista de destinatários, você deve usar a opção “Responder a todos”.
10. Use corretamente os campos Cc e Bcc
Junto com o campo “Para”, o campo “Cc" e "Bcc”Campos são algo que qualquer pessoa que já recebeu um e-mail sabe. Mas mesmo depois disso, a maioria das pessoas acaba usando-os de forma inadequada.Aqui está um resumo sobre o que são e quando devem ser usados:
- Cc: Significa cópia de carbono. Se houver alguns destinatários para os quais deseja enviar um e-mail, mas não quer que saibam que este e-mail é "apenas" destinado a eles, insira seus endereços de e-mail neste campo. Cada destinatário pode ver os endereços de e-mail de outras pessoas no campo Cc.
- Bcc: Abreviação de Blind Carbon Copy. Se houver vários destinatários para os quais deseja enviar um e-mail, mas deseja que eles se considerem os únicos destinatários do e-mail, insira seus endereços de e-mail neste campo. Cada destinatário em um campo Cco pode ver apenas seu próprio endereço de e-mail e não dos outros. Esta opção é mais adequada para privacidade.
11. Responda a e-mails em tempo hábil
Considerando a quantidade de e-mails que recebemos diariamente, é quase impossível responder a todos eles imediatamente. Contudo, mesmo se um e-mail estiver com pouca prioridade, você deve tentar respondê-lo em tempo hábil. Geralmente, isso deve ocorrer dentro de 24 a 48 horas após o recebimento de um e-mail. E se você não conseguir responder a e-mails por algum tempo (por exemplo, devido a um intervalo), usar a resposta automática ou recurso de resposta automática de férias, que a maioria dos serviços de e-mail tem.
12. Formate corretamente os e-mails antes de encaminhá-los
Assim que o botão "Avançar" for pressionado em um e-mail, a mensagem inteira (incluindo quaisquer imagens, texto desalinhado etc. que possa ter) está estranhamente recuado para a direita, e inserido em um e-mail em branco, para que você possa inserir as IDs de e-mail dos destinatários e enviá-lo. Isso não só bagunça a formatação do e-mail original, mas também introduz muitos espaços em branco e símbolos extras (>) no bloco de e-mail encaminhado, o que, por sua vez, torna o e-mail quase ilegível.
Para resolver isso, você deve formatar corretamente o e-mail encaminhado, quando for incorporado em um e-mail em branco. Isso inclui remover o espaço em branco extra, bem como se livrar de caracteres extras, linhas em branco e coisas assim.
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Use o e-mail da maneira que ele deve ser usado
Por ser o principal meio de comunicação no mundo conectado à Internet de hoje, é extremamente importante que o e-mail seja usado de acordo com as regras adequadas, que incluem tudo, desde como você cumprimenta os destinatários até o estilo de fonte que você escolhe. E as etiquetas descritas acima ajudam você a fazer exatamente isso, contribuindo para uma experiência geral de e-mail melhor e produtiva. Experimente-os e diga-nos os seus favoritos nos comentários abaixo.
