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O Outlook, ame ou odeie, é o cliente padrão de e-mail e produtividade no mundo corporativo. Grande parte do tempo de qualquer funcionário do escritório é gasta em frente a essa ferramenta essencial. No entanto, apesar de sua popularidade e do grande número de horas gastas usando-o, poucas pessoas sabem sobre seus recursos avançados e menos ainda o usam em todo o seu potencial.
Portanto, hoje exploraremos alguns dos excelentes recursos do Outlook 2016. Vamos começar:
1. Enviar e-mail de aliases do Outlook.com
Freqüentemente, precisamos usar endereços de e-mail diferentes para finalidades diferentes - por exemplo, você pode querer uma [email protected] endereço, um endereço comercial [email protected], e talvez um [email protected] que você gostaria de usar para se inscrever em boletins informativos e sites de marketing. A maioria das pessoas cria e gerencia uma conta diferente para cada endereço.
Em vez de fazer isso, você pode usar o Outlook para criar e gerenciar diferentes apelido. Ter um alias permite gerenciar diferentes endereços de e-mail usando a mesma conta, e os e-mails enviados para qualquer um dos seus endereços chegarão na mesma caixa de entrada. Aqui está como configurá-los:
Vá para o Outlook Web App e faça login usando sua conta do Office 365. Em seguida, vá para o site da conta da Microsoft e clique em “Sua informação”Na barra superior. Agora, clique em “Gerenciar como você faz login na Microsoft. Provavelmente, sua senha será solicitada.
Aqui, você pode adicionar e gerenciar seus aliases. Para criar um novo apelido, clique em “Adicionar email“.
Agora insira o endereço de e-mail que deseja usar como alias. Você pode criar um novo ou usar um endereço existente.
Agora você verá o alias que acabou de adicionar e escolherá torná-lo seu primário alias ou remova-o se não precisar mais dele.
Agora, todos os e-mails enviados para o endereço de alias chegarão em sua caixa de entrada principal. Para enviar um e-mail a partir do endereço recém-criado, basta clicar no A partir de botão ao escrever uma mensagem e selecionar o endereço que você deseja.
2. Agendar reuniões
O Outlook facilita o agendamento de reuniões com outras pessoas. Para fazer isso, você pode simplesmente ir para a agenda, clicar no Casa guia e selecione “Nova Reunião“.
Aqui, você pode especificar os participantes, dia, hora, lembretes e outras opções para a reunião.
Se você deseja torná-la uma reunião recorrente, clique no botão Recorrência botão no Opções seção na parte superior, onde você verá várias opções para programação regular.
Assim que o destinatário aceitar o convite, você receberá uma confirmação do mesmo.
Você também receberá uma notificação quando for a hora da reunião.
3. Respostas automáticas
Se você estiver indo em uma viagem de negócios ou férias, pode configurar o Outlook para enviar respostas automáticas para cada e-mail que você receber. Para habilitar este recurso, vá para “Arquivo”E clique em“Respostas Automáticas“.
Aqui você pode especifique o intervalo de datas e a mensagem de resposta automática.
Se você quiser um controle mais refinado sobre as regras, pode clicar no botão “Regras“botão no canto inferior esquerdo.
4. Use o Google Drive como armazenamento em nuvem no Outlook
Se você usa o Google Drive como seu provedor de armazenamento em nuvem, pode integrá-lo ao MS Office (incluindo Outlook) para abrir documentos diretamente do Drive e salvá-lo, sem sair dos programas do Office.
Basta baixar o plug-in do Google Drive para Office, instalar o plug-in e, da próxima vez que abrir o Outlook, poderá anexar arquivos diretamente do Drive usando o botão dedicado.
Você também pode salve todos os anexos recebidos diretamente no Drive.
Observação: O plug-in do Google Drive para Office funciona apenas no Windows. O Office para Mac não é compatível no momento.
5. Obtenha recibos de entrega e leitura
Se você deseja receber uma notificação sobre quando seu e-mail foi entregue e / ou lido, você pode solicitar um recibo de entrega e leitura. Para habilitar isso, clique no Opções guia ao escrever uma mensagem e marque as seguintes caixas de seleção:
Você também pode habilitar rastreamento para cada mensagem você envia. Para fazer isso, vá para Arquivo > Opções > Correspondência. Role para baixo até o Monitorando seção, e marque o Comprovante de entrega confirmando que a mensagem foi entregue ao servidor de e-mail do destinatário ou Leia o recibo confirmando que o destinatário viu a mensagem caixas de seleção.
Observe que o destinatário da mensagem pode se recusar a enviar um recibo de leitura. Além disso, o programa de e-mail do destinatário pode não oferecer suporte a recibos de leitura.
6. Adicionar botões de votação aos e-mails
Se você deseja obter um consenso de sua equipe sobre um tópico, pode criar uma enquete no Outlook. Ao redigir um novo e-mail, vá para o Opções guia e clique em “Use os botões de votação“.
Você pode usar o modelo Sim / Não botões, ou crie o seu próprio clicando em Personalizado, onde você também pode escolher opções como importância, recibos de leitura / entrega e tempo de validade.
7. Atrasar ou programar o envio de e-mails
Às vezes, pode ser necessário atrasar o envio de uma mensagem. Por exemplo, pode estar quase na hora de fechar e você deseja que sua mensagem seja entregue na manhã seguinte durante o horário de trabalho. Para fazer isso, você pode agendar sua mensagem. Aqui está como:
Ao escrever um e-mail, vá para o Opções guia e clique em “Atraso na entrega“.
Na caixa de diálogo que aparece, em Opções de entrega, marque a "Não entregue antes”Opção e insira a data e hora.
Agora feche a caixa de diálogo e pressione Mandar. Seu e-mail será enviado na hora que você especificou.
Observação: Este recurso funciona perfeitamente em uma conta do Microsoft Exchange. Se você estiver usando uma conta POP3 ou IMAP, o Outlook deve permanecer aberto até que a mensagem seja enviada.
8. Gerenciar a correspondência e o calendário de outra pessoa
Ao trabalhar com uma equipe, é imperativo coordenar e trabalhar juntos em algumas tarefas comuns. Para esse fim, você pode querer manter uma pasta separada para essas tarefas e compartilhá-la com os membros de sua equipe. Bem, aqui está como fazer isso no Outlook 2016.
Vou ao Arquivo aba. Clique em "Configurações da conta”E selecione“Acesso de delegado ”.
Na caixa de diálogo que se abre, clique em “Adicionar“, Selecione o usuário para o qual deseja conceder permissão e clique em OK.
Na caixa de diálogo que aparece, você pode selecionar várias permissões que pode conceder a este usuário.
Depois que você terminar, o outro usuário será notificado sobre as novas permissões concedidas a ele. Esses são apenas os princípios básicos do recurso de compartilhamento. Para uma visão geral e instruções mais abrangentes, consulte a documentação oficial.
9. Use regras para gerenciar e-mails
Uma regra é uma ação executada em e-mails recebidos ou enviados automaticamente. Por exemplo, você pode querer mover todos os e-mails de seu supervisor para uma pasta diferente, mover todos os e-mails do departamento de marketing para a pasta “Urgente” ou excluir todos os e-mails com “Compre agora” no assunto. Em vez de fazer essas tarefas repetidamente, você pode configurar regras para automatizar eles. Você pode escolher entre os vários modelos de regra ou começar com uma regra em branco.
10. Acelere tarefas repetitivas com etapas rápidas
Freqüentemente, há tarefas que precisam ser realizadas várias vezes ao dia. Talvez você encaminhe emails regularmente para o seu supervisor ou goste de mover alguns emails para uma determinada pasta. Claro, você pode usar Regras para automatizar o processo, mas isso aplicará as regras a todos os e-mails que correspondem aos critérios, embora você possa querer aplicá-las apenas a determinados e-mails. Assim, uma abordagem mais manual é necessária, e é aí que Passos Rápidos entre.
Vou ao Casa guia no Outlook. Você verá o seguinte seção para etapas rápidas:
Como você pode ver, existem algumas etapas rápidas pré-configuradas para uso. Por exemplo, selecione um e-mail na sua caixa de entrada e clique no Para o gerente botão na seção Etapas rápidas. Você verá algo assim:
Aqui você pode configurar a Etapa Rápida em questão - altere o nome, adicione endereços de e-mail para encaminhar ou adicione ainda mais ações ao botão clicando em Opções no canto inferior esquerdo.
Na captura de tela acima, adicionei o endereço de e-mail do meu gerente, adicionei uma ação usando o Adicionar ação botão, instruiu o Outlook a mover a mensagem para a pasta “Encaminhada ao gerente”, adicionou uma tecla de atalho e modificou o texto da dica de ferramenta.
Você pode modificar as etapas rápidas existentes, como fizemos no exemplo acima, ou adicionar as suas próprias clicando no Crie um novo botão no Passos Rápidos barra de ferramentas:
11. Atalhos de teclado e outras dicas diversas
O Outlook oferece uma série de outros recursos menores, mas úteis, como temas, transformar mensagens de e-mail em reuniões e os favoritos de todos os usuários avançados: atalhos do teclado. Por exemplo, você pode pressionar Ctrl + W para escrever um novo e-mail, Ctrl + E para pesquisar e muito mais. Para aprender vários atalhos de teclado do Outlook, confira o e-book oficial de dicas e truques do Outlook 2016 da Microsoft.
CONSULTE TAMBÉM: 12 melhores ferramentas do Gmail para aprimorar sua experiência de e-mail
Curta esses recursos e truques legais do Outlook 2016?
Esperamos que você tenha aprendido alguns recursos avançados do Outlook 2016. Tão útil quanto usar seu cliente de e-mail em todo o seu potencial é, há outras coisas a se ter em mente ao usar o e-mail, então certifique-se de verificar nosso artigo sobre etiqueta básica de e-mail que todos devem seguir. No mundo digital sempre conectado, a privacidade é mais importante do que nunca, para o qual você deve verificar nosso artigo sobre como criptografar e-mail.
Se você tiver mais dicas e truques do Outlook para adicionar ou se achar que perdemos um recurso essencial, informe-nos na seção de comentários abaixo.
